Haagin yleissopimus 5. lokakuuta 1961 yksinkertaisti huomattavasti kansainvälistä asiakirjakulkua. Sopimuksen ratifioinnin jälkeen sopimukseen liittyneet maat sitoutuivat tunnustamaan muiden myös sen allekirjoittaneiden v altioiden alueella luodut asiakirjat ilman ylimääräisiä ja pitkiä menettelyjä. Tämä johti merkittäviin ajan- ja rahasäästöihin. Katsotaanpa tarkemmin, mistä tämä sopimus muodostui, ja selvitetään, ketkä olivat vuoden 1961 Haagin yleissopimukseen osallistuvat maat.
Syy vuosikokouksen kutsumiseen
Mutta ensin määritellään, mikä tarkalleen sai kansainvälisen yhteisön ajattelemaan tarpeesta yksinkertaistaa asiakirjojen kulkua v altioiden välillä.
Ennen vuotta 1961 asiakirjojen kulku eri maiden välillä oli hankalaa. Jotta se tunnustettaisiin toisessa v altiossa, oli tarpeen käydä läpi ylimääräinen monivaiheinen konsulilaillistamismenettely. Maasta riippuen se voi kestää jopa useita kuukausia. Sattui myös, että tänä aikana asiakirja on jo menettänyt merkityksensä.
Se piti olla notaarin vahvistama, käännetty halutulle kielelle. JaKääntäjän allekirjoitus vaati myös notaarin vahvistuksen. Sen jälkeen vaadittiin todistus asiakirjan lähettävän maan oikeusministeriöltä ja ulkoministeriön konsuliosastolta. Lopulta kirjeenvaihto piti laillistaa sen maan suurlähetystössä, johon se lähetettiin.
Lisäksi tarve jatkuvasti laillistaa suuri määrä papereita hidasti osastojen ja konsulaattien työtä muilla toiminta-alueilla, vaati lisähenkilöstön määräämistä, mikä johti materiaalikustannuksiin.
Sopimusten sisältö
Mikä on vuoden 1961 Haagin yleissopimuksen jäsenmaiden allekirjoittaman sopimuksen ydin? Käsitellään tätä asiaa.
Sopimuksissa todettiin, että kaikki niihin liittyneet maat tunnustivat muiden sopimukseen osallistuvien v altioiden alueella myönnetyt viralliset asiakirjat päteviksi ilman erityistä konsulilainsäädäntöä.
Ainoa rajoitus oli, että tämä asiakirja oli vahvistettava apostillella allekirjoituksen aitouden ja allekirjoittajan v altuuden vahvistamiseksi.
Mikä on apostille?
Mitä Haagin yleissopimus tarkoitti tällä toimella? Apostille on erityinen neliönmuotoinen leima, joka sisältää tietyt tiedot vakiintuneesta kuviosta.
Tämä leima on pakollinen riippumatta täyttömaasta ja maasta, jossa asiakirja toimitetaan, yläreunassa on oltava nimiRanskalainen "Apostille (Haagin sopimus 5. lokakuuta 1961)". Pakollisista tiedoista, joiden olisi pitänyt olla apostillissa, voidaan mainita seuraavat:
- apostillen antaneen maan nimi;
- asiakirjan allekirjoittaneen henkilön nimi;
- asemansa;
- asiakirjojen alkuperälaitoksen nimi;
- asutus, jossa todistus pidettiin;
- ID päivämäärä;
- asiakirjat vahvistavan v altion viraston nimi;
- Apostille-sarjanumero;
- dokumentaation varmentaneen laitoksen sinetti;
- sertifioinnin suorittaneen virkamiehen allekirjoitus.
Lisäksi Haagin sopimuksessa on määrätty, että Apostillen vakiokoon tulee olla vähintään 9 x 9 cm. Käytännössä Apostille ei ole aina neliön muotoinen, kuten sopimuksissa on aiemmin todettu. Esimerkiksi Venäjällä se on usein suorakaiteen muotoisen leiman muotoinen. Useimmissa tapauksissa vastaanottava osapuoli ei löydä vikaa vakiolomakkeessa apostillessa, mutta on ollut ennakkotapauksia, joissa se on kieltäytynyt hyväksymästä tällaisia asiakirjoja.
Apostillin käytön vivahteet
Apostillen kieli voi olla joko yksi sopimuksen virallisista kielistä (ranska tai englanti) tai sen myöntäneen maan kieli. Suurimmassa osassa tapauksista käytetään kaksikielisyyttä, toisin sanoen sekä apostillin myöntäneen maan kieltä että yhtä yleissopimuksen virallisista kielistä.
Apostille voidaan kiinnittää sekä suoraan oikeaksi todistettuun asiakirjaan että siihen liitettävälle erilliselle paperille.
Tällä hetkellä useat osav altiot kehittävät myös kysymystä sähköisten apostillejen käytöstä. Asiasta on tullut erittäin ajankohtainen sähköisen dokumentinhallinnan yleistyessä. Näitä maita ovat erityisesti Yhdysvallat, Australia, Andorra, Ukraina, Uusi-Seelanti ja muut osav altiot.
Mihin apostilli on sijoitettu?
Otetaan selvää, mihin asiakirjoihin vuoden 1961 Haagin yleissopimuksen sopimuspuolet maat kiinnittävät apostillen.
Tämä asiakirjaluettelo sisältää kirjeenvaihtoa v altion virastoilta tai muilta tietyn maan lainkäyttöv altaan kuuluvilta organisaatioilta, notaarin vahvistamat asiakirjat, hallinnolliset asiakirjat sekä erilaiset päivämäärän vahvistavat viralliset muistiinpanot ja viisumit. Lisäksi kaikki allekirjoitukset asiakirjassa, jota ei ole notaarin vahvistama, on varmennettu apostillella.
Poikkeukset Haagin yleissopimukseen
Samaan aikaan on useita ehtoja, joiden vallitessa asiakirjojen kulku eri maiden välillä ei edes vaadi apostillea, kuten Haagin yleissopimus edellyttää.
Ensinnäkin asiakirjojen kulku yksinkertaisemmassa muodossa suoritetaan, jos maiden välillä on kahdenvälinen sopimus asiakirjojen vastaanottamisesta ilman lisämuodollisuuksia. Tässä tapauksessa, vaikka molemmat maat olisivat Haagin yleissopimuksen osapuolia, apostillea ei vaadita asiakirjojen aitouden vahvistamiseksi. Hakeminen riittääasiakirjan notaarin vahvistama käännös. Esimerkiksi Itävallalla ja Saksalla sekä monilla muilla mailla on samanlainen sopimus keskenään. Mutta nämä ovat nimenomaan kahdenvälisiä sopimuksia maiden välillä, eivätkä erillisiä sopimuksia useille v altioille.
Ei myöskään tarvitse laittaa apostillea, jos ulkomainen organisaatio, johon asiakirja lähetetään, ei vaadi erityistodistuksia.
Ei vaadi apostille-todistusta asiakirjoista, jotka tulevat suoraan diplomaatti- ja konsulitoimistoista.
Viimeinen poikkeus ovat tullitoimintaan liittyvät tai kaupalliset paperit. Mutta erotettaessa kaupallinen ja ei-kaupallinen toiminta voi syntyä ongelmia, koska selkeää eroa ei ole. Esimerkiksi monet pankkiasiakirjat, jotka voidaan luokitella kaupallisiksi liiketoimiksi, on kuitenkin varmennettu apostillella.
Sopimuksen allekirjoittaminen
Yleissopimuksen ehdot neuvoteltiin kansainvälisen yksityisoikeuden konferenssissa Haagissa vuonna 1961.
Tämä konferenssi on pidetty Hollannin kaupungissa vuodesta 1893 lähtien. Siihen osallistuvien v altioiden tavoitteena oli kansainvälisen yksityisoikeuden (PIL) yhtenäistäminen, turhien formalismien ja byrokratian poistaminen. Vuoteen 1955 mennessä konferenssista oli tullut täysiv altainen järjestö, jossa on jäsenmaita.
Eri vuosina PIL-konferenssin aikana allekirjoitettiin sopimuksia siviiliprosessista, oikeussuojan saatavuudesta, tavaroiden myyntiä koskevasta laista jamonet muut. Yhdessä näistä kokouksista vuonna 1961 allekirjoitettiin yleissopimus ulkomaisten asiakirjojen laillistamisesta.
Maat yleissopimuksen sopimuspuolina
Yleissopimuksen kehittämiseen osallistuivat kaikki v altiot, jotka vuonna 1961 olivat PIL-konferenssin jäseniä. Selvitetään, ketkä ovat vuoden 1961 Haagin yleissopimukseen osallistuvia maita. Tämän avulla voimme tunnistaa niiden v altioiden selkärangan, jotka olivat ensisijaisesti mukana asiakirjojen laillistamista koskevien rajoitusten poistamisessa.
Näitä maita ovat: Ruotsi, Espanja, Iso-Britannia, Kreikka, Norja, Alankomaat, Tanska, Belgia, Itäv alta, Irlanti, Turkki, Suomi, Saksa. Luxemburg, Sveitsi, Italia, Japani, Egypti ja Portugali. Argentiina, Brasilia, Intia, Neuvostoliitto, USA, Kiina ja monet muut suuret maailman v altiot eivät olleet PIL-konferenssin jäseniä eivätkä siksi osallistuneet sopimusten laatimiseen.
Ensimmäiset maat, jotka liittyvät yleissopimukseen
Samalla on huomattava, että apostillin käyttöä koskevien sopimusten kehittäminen ei ole vielä merkinnyt tämän määräyksen automaattista voimaantuloa osallistujamaiden alueella. Ei, heidän kaikkien oli lisäksi päätettävä liittymisestä ja ratifioitava se kansallisen lainsäädännön mukaisesti. Samaan aikaan myös maat, jotka eivät osallistuneet sen kehittämiseen, voivat liittyä yleissopimukseen.
Ensimmäiset v altiot, joiden alueella sopimus tuli voimaan, ovat Iso-Britannia, Ranska, Alankomaat ja Hongkong. Tämä tapahtui vain neljä vuotta allekirjoituksen jälkeensopimukset vuonna 1965. Saksa, Botswana, Barbados ja Lesotho liittyivät seuraavana vuonna. Vuotta myöhemmin - Malawi ja vuonna 1968 - Itäv alta, M alta, Mauritius ja Swazimaa.
Lisälisäyksiä
Seuraavien kahden vuosikymmenen aikana sopimukseen liittyivät seuraavat maat: Tonga, Japani, Fidži, Liechtenstein, Unkari, Belgia, Sveitsi, Portugali, Argentiina, Macao, Kypros, Bahama, Suriname, Italia, Israel, Espanja, Dominikaaninen tasav alta, Seychellit, Luxemburg, Saint Vincent ja Grenadiinit, Vanuatu, USA. Viimeisen näistä maista tulo on erityisen tärkeää. Yllä olevan ajanjakson lopussa sopimukseen liittyivät Antigua ja Barbuda, Norja, Kreikka, Turkki, Suomi ja Brunei.
Vuonna 1991 osallistujamaiden määrää täydennettiin Slovenialla, Panamalla, Makedonialla, Neuvostoliitolla ja Kroatialla. Vuonna 1992 Venäjä liittyi sopimukseen romahtaneen Neuvostoliiton oikeudellisena seuraajana. Ranska piti tätä tapahtumaa erityisen myönteisenä. Tästä lähtien voit käyttää apostillaa maassamme.
Lisäksi samana vuonna Bosnia ja Hertsegovina, Serbia, Valko-Venäjä ja Marshallinsaaret liittyivät sopimukseen. Vuonna 1993 sopimukseen liittyi vain yksi maa, Belize. Mutta seuraavana vuonna sopimuksen ratifioi kaksi maata kerralla - Saint Kitts ja Nevis ja sitten Armenia. Nämä maat saivat välittömästi oikeuden käyttää Apostillea vapaasti lähes kaikissa sopimusv altioissa, mukaan lukien Venäjä ja Yhdysvallat. Australiasta ja Meksikosta tuli valmistelukunnan jäseniä seuraavana vuonna. Näiden suurten maiden tulo on epäilemättä vahvistanut tämän yhteisön asemaa. Myös vuonna 1995Etelä-Afrikka ja San Marino liittyivät sopimukseen.
Viimeisten 15 vuoden aikana yleissopimuksen ovat ratifioineet myös Latvia, Liberia, El Salvador, Andorra, Liettua, Niue, Irlanti, Tšekki, Venezuela, Ruotsi, Samoa, Trinidad ja Tobago, Kolumbia ja Kazakstan, Namibia, Romania, Bulgaria. Viro, Uusi-Seelanti, Slovakia, Grenada, Saint Lucia, Monaco, Ukraina, Albania, Islanti, Honduras, Azerbaidžan, Ecuador, Cookinsaaret, Intia, Puola, Montenegro, Tanska, Moldova, Georgia, São Tome ja Principe, Dominikaaninen tasav alta, Mongolia, Kap Verde, Peru, Kirgisia, Costa Rica, Oman, Uzbekistan, Uruguay, Nicaragua, Bahrain, Paraguay, Burundi. Kosovo, Brasilia, Marokko ja Chile liittyivät viimeksi vuonna 2016.
Tunnusongelma
Mutta silti kaikki vuoden 1961 Haagin yleissopimukseen osallistuvat maat eivät tunnusta muiden jäsenten apostilleja. Syyt tähän voivat olla sekä teknisiä tai muodollisia että poliittisia. Esimerkiksi monet maailman maat eivät tunnusta Kosovoa v altiona. Tästä syystä Ukraina, Serbia, Valko-Venäjä ja Venäjä eivät tunnusta tämän maan apostillia. Ranska sen sijaan tunnustaa kaikkien jäsenv altioiden apostillet.
Teknisistä syistä Kreikka tunnisti Ukrainan apostillin vasta vuonna 2012.
Haagin yleissopimuksen merkitys
Haagin yleissopimuksen merkitystä on vaikea yliarvioida. Sen käyttöönoton jälkeen asiakirjojen kulku eri maiden välillä helpottui huomattavasti. Joka vuosi yhä useammat v altiot liittyvät sopimukseen: Etelä-Afrikan tasav alta, Venezuela, Kosovo, Chile…
Yleissopimuksen hyväksymisen jälkeen sen ratifioineiden maiden ei tarvitse käydä läpi pitkää ja hankalaa menettelyä asiakirjojen laillistamiseksi. Siksi jopa sellaiset pienet saariv altiot kuin Marshallinsaaret, Antigua ja Barbuda ja Kap Verde allekirjoittivat sopimuksen.
