Elämäntapahtumien kierteeseen on erittäin helppo hämmentää. Lapset opettavat jakamaan aikansa oikein aikuisten toimesta, jotka usein lykkäävät kaiken myöhemmäksi. Tätä "myöhemmin" ei yleensä tule koskaan. Kaikki suunnitellut tapaukset työnnetään sujuvasti syrjään muiden toimesta ja lopulta ne muuttuvat yhdeksi jatkuvaksi ratkaisemattomien tehtävien palaksi.
Ongelma ei useimmiten ole tapausten lukumäärässä, vaan irrationaalisesti laaditussa aikataulussa. Ihmiset eivät kiinnitä riittävästi huomiota toimintansa suunnitteluun. Mutta kun olet käyttänyt melko vähän henkilökohtaista aikaa ajanhallinnan perusteiden oppimiseen, voit säästää huomattavasti aikaa tulevaisuudessa. Silloin elämässä on paikka paitsi ikuisille ongelmille myös itsellesi ja perheellesi. Yksi yksinkertaisimmista ja tehokkaimmista suunnittelutekniikoista on Eisenhower-periaate.
Mikä on tekniikan ydin?
Eisenhower-matriisin periaate on tehtävien asianmukainen jakautuminen niiden tärkeysasteen mukaan. Se auttaa jakamaan koko tehtäväluettelon tärkeisiin ja ei-tärkeisiin, kiireellisiin ja ei kovin tärkeisiin. Matriisin avulla voit määrittää ajan, joka tarvitaan ongelman ratkaisemiseen,loppujen lopuksi jokin vaatii enemmän huomiota, ja jotkut asiat eivät ole viiden minuutin arvoisia.
Menestyksen saavuttamiseksi sinun on noudatettava tiettyä algoritmia. Tarvittavien toimien järjestys riippuu tehtävien tärkeydestä. Pääsääntöisesti useat tekijät häiritsevät keskittymistä yhteen tavoitteeseen: henkilökohtaiset ongelmat, ihmiset ympärilläsi, tavat ja niin edelleen. Eisenhower-menetelmä voi auttaa pääsemään eroon heikkouksista ja keskittymään vain hyödyllisiin toimiin.
Miten tämä periaate syntyi, kuka sen loi?
Amerikan yhdysv altojen 34. presidentti Dwight David Eisenhower perusteli kuvattua ajanhallinnan periaatetta. Poliitiko ei voinut jättää yhtäkään tehtävää ratkaisematta, joten hän yritti tehdä aikataulustaan mahdollisimman järkevän ja optimoidun. Tämän seurauksena Eisenhower muutti kaikki tehtävät matriisiksi.
Nykyään toimistotyöntekijät, johtajat ja korkeat johtajat käyttävät presidentin menetelmää. Tämä viittaa siihen, että tämä priorisointitapa on todella tehokas ja relevantti.
Mikä on Dwight Eisenhower Matrix?
Eisenhowerin neliö (tai aikasuunnittelun periaatteet) perustuu matriisin rakentamiseen. Matriisin perusteet ovat tärkeysakseli (abskissa) ja kiireellisyysakseli (ordinaatta). Niiden keskinäinen leikkaus antaa neljä ruutua, joista jokainen on täytetty tehtävillä niiden jakautumisen mukaan.
Joten aluksi sinun tulee päättää, mikä on tärkeää ja mikä kiireellistä. Tärkeillä asioilla on suurin vaikutus saavutukseenja kiireelliset tehtävät vaativat välitöntä toteuttamista. Yleensä muodostuu kuva, joka antaa täydellisen kuvan asioiden tilasta.
Matrixin avulla voit asettaa oikeat prioriteetit - mikä voi odottaa ja mikä ei viivästy.
Mitä ruudussa A on?
Ensimmäistä ruutua, joka sijaitsee vasemmassa yläkulmassa, kutsutaan neliöksi A. Tärkeimmät ja kiireellisimmät tehtävät kirjoitetaan tähän soluun. Ihannetapauksessa tämän neliön tulisi olla tyhjä, koska rationaalisesti jakautuneen ajan avulla voit periaatteessa välttää tällaisten tapausten esiintymisen.
Tärkeitä asioita ovat:
- terveysongelmat, jotka ilmenevät yleensä sopimattomiin aikoina;
- millä voi olla negatiivinen vaikutus suorituskykyyn;
- asioita, jotka voivat johtaa uusiin ongelmiin, jos niitä ei tehdä.
Ihmisen itsehillintä on vastuussa tämän neliön täyteydestä. Loppujen lopuksi, jos uusia tapauksia ilmaantuu soluun A joka päivä, Eisenhower-periaate ei auta. Tässä kannattaa periaatteessa kääntyä ajanhallintaan, mutta ensin pitää hoitaa kaikki ne tapaukset, jotka lähitulevaisuudessa täyttävät neliön A.
Tämän neliön korkeimmasta prioriteetista huolimatta on mahdollista siirtää solun täyttävien tehtävien ratkaisu jollekin toiselle. Mutta tämä on mahdollista vain, jos tämä on mahdollista, eivätkä asiat välttämättä vaadi henkilökohtaista osallistumista.
Mitä tehtäviä neliö tarkoittaaIn?
Tämä osa matriisista on täynnä päivittäisiä toimintoja. Yleensä kaikki, mikä ansaitsee eniten huomiota, sisältyy tähän. Nämä ovat tärkeitä, mutta eivät kiireellisiä asioita, joista suurin osa liittyy henkilön päätoimintaan. Tehtävien vähäisen kiireellisyyden ansiosta et voi tehdä äkillisiä päätöksiä, ja rakentava ja järkevä lähestymistapa mahdollistaa kaikkien tehtävien tehokkaamman suorittamisen.
Ihmiset, jotka ratkaisevat enimmäkseen Quadrant B -ongelmia, ovat tuottavampia. Hyvillä työtuloksilla tällaisilla ihmisillä on tarpeeksi aikaa henkilökohtaiseen elämäänsä, he eivät koe jatkuvaa stressiä. Tämä neliö koostuu tehtävistä, joilla on vähän merkitystä ja ehkä jossain määrin jokapäiväisiäkin, mutta juuri niistä ihmistoiminta pääasiassa koostuu.
Sektorin B tehtävät vaikuttavat voimakkaasti sekä moraaliin että aineelliseen kuntoon. Nämä ovat urheilua, ruokavaliota, unta, opiskelua ja työskentelyä – niitä asioita, joita ilman ei voi tulla toimeen, mutta niihin kiinnitetään yleensä vähiten huomiota, antaen paljon itsestään.
Mitä tapaukset ovat neliössä C?
Square C sisältää ne asiat, jotka eivät vie sinua lähemmäksi vaalittua tavoitettasi, vaan päinvastoin hidastavat tapahtumia, lykkäävät todella tärkeiden tehtävien toteuttamista. Useimmiten ne vaativat kiireellistä aikainvestointia, mutta ne häiritsevät ja johtavat harhaan. Tässä on tärkeää muistaa aina toimintojesi ja tavoitteidesi tulokset eikä siirtyä toissijaiseen.
Tälle sektorille voit turvallisesti sisällyttää kotityöt ja jollekulle tehdyt lupaukset. Yleisesti ottaen tämä ei ole niin paljontärkeä kuin kiireellinen.
Mitä ruudussa D on?
Ihmisille, jotka eivät osaa suunnitella oikein aikansa, asiat tältä aukiolta vievät eniten aikaa. Näitä tehtäviä voidaan pikemminkin kutsua ei ongelmiksi, vaan miellyttäviksi huoleksi, jotka eivät myöskään tuota mitään järkevää hyötyä. Neliön D vaikutusta on, jos ei poisteta, niin ainakin vähennettävä.
Älä korvaa lepoa tarkoituksettomalla sosiaalisten verkostojen seurannalla, tv-ohjelmien tai sarjojen katselemisella, tyhjällä puhelimessa. Vapaa-aikaa voi käyttää myös itsensä ja muiden hyväksi: perheen, läheisten ja ystävien hyväksi.
Missä Dwight Eisenhowerin periaatetta käytetään?
Kuvattua tehtävänjakomenetelmää ei käytetä vain ajan järkeistämiseen. Eisenhower-periaatteen mukaista nopeutettua analyysiä käytetään esimerkiksi vähittäiskaupan tilojen tarpeellisten toimintojen määrittämiseen. Tuotteen parantamista kaikissa elinkaaren vaiheissa kutsutaan toiminnalliseksi kustannusanalyysiksi (FSA). Tämä periaate yhdistää taloudelliset ja tekniset menetelmät tuotteen ominaisuuksien suhteen määrittämiseksi sen kustannuksiin. Jälkimmäisen on oltava looginen ja kannattava.
Mikä on FSA:n Eisenhower-periaate, jota monet markkinatalousmaiden asiantuntijat ovat tutkineet: Ranska, Saksa, Iso-Britannia, USA. Tuloksena havaittiin, että kohteen relevanttien toimintojen alueen määrittämiseksi,on tärkeää tarkkailla niiden tarpeellisuuden ja kustannusten välistä suhdetta. FSA:n Eisenhower-periaate on analysoida tuote ja jakaa sen ominaisuudet kolmeen kategoriaan:
- Luokka A. Pää- tai perustoiminnot: tavaroiden välitön käyttötarkoitus, jonka toimittaminen vaatii enemmän varoja.
- Luokka B. Toissijaiset tuotteen ominaisuudet, jotka liittyvät pääominaisuuksiin. Tällaisten lisäysten esiintyminen on tervetullutta, mutta poissaolo ei vaikuta myyntiin liikaa.
- C-luokka. Lisäominaisuudet, joiden puuttuminen ei vaikuta millään tavalla tuotteen laatuun. Vältä kuluttamasta täysin tarpeettomia lisäosia, voit säästää paljon.
Eisenhower-periaatteen harjoittaminen
Tehtäviä ei todellakaan tarvitse jakaa täsmälleen matriisin muodossa - neliön muodossa, mutta aluksi voit tehdä sen näkyvyyden varmistamiseksi. Matriisin vakionäkymä on kätevää muuntaa useiksi listoiksi tai yleissuunnitelmaksi, jossa eri neliöiden tapaukset on korostettu värein. Joten esimerkiksi sekä kiireelliset että tärkeät tehtävät (ruutu A) voidaan kirjoittaa punaisella musteella, tärkeät, mutta ei kiireelliset tehtävät vihreällä (sektori B), merkityksettömät mutta kiireelliset tehtävät (ruutu C) sinisellä ja musta - merkityksettömiä ja ei-kiireitä. kiireellinen. Samanaikaisesti yksittäisen tapauksen tärkeysastetta ei tulisi arvioida mielessä, vaan paperilla. Näin tehtävät muotoutuvat ja niiden toteuttamisesta tulee todellisempaa.
Miksi tätä menetelmää pitäisi käyttää?
PeriaateDwight Eisenhower voi auttaa muuttamaan elämääsi rationalisoimalla henkilökohtaista aikaasi. Tämän menetelmän avulla voit käyttää vähemmän aikaa tarpeettomiin tehtäviin ja keskittyä lupaavimpiin asioihin sekä omistaa riittävästi aikaa kunnolliseen lepoon välttäen niin sanottuja ajanhukkaajia: televisiota, päämäärätöntä vaeltelua verkon avaruudessa ja kuten.
Ihminen, joka soveltaa ajankäytön periaatteita päivittäisissä toimissaan, ei ole tilastojen mukaan vain muita menestyvämpi, vaan myös terveempi, koska hän ei koe jatkuvaa ruuhkautumiseen ja jatkuviin määräaikoihin liittyvää stressiä. Prioriteettien asettaminen (Eisenhower-periaate tai mikä tahansa muu) auttaa optimoimaan elämäsi toimintaa kaikilla alueilla.
