On vaikea löytää ohjelmaa, joka voisi korvata Excelin: numeroiden, taulukoiden ja kaavojen käsittely on yksinkertaista ja kätevää. Mutta aina ei ole kätevää analysoida taulukkoon sijoitettuja tietoja, mutta kaaviosta näet selvästi, mitä indikaattoreille tapahtui tarkastelujaksolla.
Totta, kaikki eivät osaa rakentaa kaaviota Excelissä, monet eivät edes ymmärrä, että tätä ohjelmaa voidaan käyttää paitsi laskimen korvikkeena. Oletetaan, että sinun on näytettävä visuaalisesti, kuinka myyntimäärät muuttuivat vuoden aikana. Aloita luomalla taulukko, joka ilmoittaa kuukaudet ja myytyjen tavaroiden lukumäärän kussakin, selvyyden vuoksi on parempi käyttää tietoja vähintään 2 vuoden aj alta. Nähdäksesi nämä indikaattorit kuvassa, valitse kaikki syöttämäsi tiedot ja valitse "Lisää"-välilehdeltä "Kaavio". Katsotaanpa, mitä Excelillä on tarjottavanaan.
Kun olet valinnut määritetyn valikkokohdan, ennennäet erityisen sisäänrakennetun ohjelman "Chart Wizard". Yleensä tästä hetkestä lähtien monille käy selväksi, kuinka kaavio rakennetaan Excelissä, koska monet eivät yritä selvittää, mitä muita mahdollisuuksia heille avautuu.
Joten, tarpeidesi mukaan voit valita sinulle sopivan kaaviotyypin: se voi olla joko vakio- tai ei-standardivaihtoehto. Ennen kuin selvität, kuinka kaavio rakennetaan Excelissä, sinun on ensin päätettävä, missä muodossa arvot tulee näyttää. Joten ohjelma tarjoaa sinulle yksinkertaisen tai kolmiulotteisen kaavion, histogrammin rakentamisen, tietojen näyttämisen ympyrän tai renkaan muodossa (joka osoittaa, minkä osan tämä tai tuo indikaattori vie kokonaismäärästä). Voit valita toisen vaihtoehdon, joka näyttää tietosi visuaalisesti.
Kun olet valinnut sopivimman kaaviotyypin, sinun on napsautettava "Seuraava"-painiketta "Chart Wizard" -ohjelmassa. Seuraavassa vaiheessa sinua pyydetään tarkentamaan tietoaluetta ja valitsemaan, miten tulokset näytetään. Voit esimerkiksi luoda Excelissä kaavion, joka näyttää myynnin muutosten dynamiikan vuoden aikana tai onko myytyjen tavaroiden määrä lisääntynyt vai vähentynyt kuukausittain edelliseen kauteen verrattuna.
Kun olet määrittänyt näillä indikaattoreilla, sinua pyydetään seuraavassa vaiheessa merkitsemään akselit, antamaan kaavion nimi, lisäämään selitys (allekirjoita symbolit suoraan kaavioon, missä ja mikä vuosi näytetään), merkkiruudukkoviivat ja määritä tietoarvot tarvittaessa. Älä oleta, että näistä tiedoista ei ole sinulle hyötyä. Jos arkilla on useampi kuin yksi kaavio, on erittäin tärkeää allekirjoittaa ja merkitä jokainen niistä oikein. Vaikka osaatkin luoda kaavion Excelissä, tämä ei takaa, että muistat aina, mitä tietoja kukin niistä näyttää.
Viimeinen askel on valita rakennetun kaavion sijainti: useimmiten ne sijoitetaan taulukon viereen, suoraan Excelin työsivulle, mutta voit myös laittaa ne erilliselle arkille. Jos sinun on piirrettävä kaavio Wordissa, voit kopioida sen Excelistä. Tietenkin Word tarjoaa mahdollisuuden rakentaa kaavioita: valitse "Kuva"-valikko "Lisää" -välilehdeltä, yksi sen kohteista on "Kaavio". Mutta kun napsautat sitä, sinut ohjataan edelleen automaattisesti Excel-ohjelmaan.
