Yksityishenkilöiden ja oikeushenkilöiden eri toiminta-alueilla käytetään Venäjän federaation alueella hyväksyttyä asiakirjaluokitusjärjestelmää. Paperien kokoamista, varastointia, levitystä ja käyttöä hoitaa sellainen tieteenala kuin toimistotyö. Tässä artikkelissa tutkimme sen kaikkia näkökohtia. Harkitse asiakirjojen käsitettä ja luokittelua, niiden toimivuutta ja muita asiaan liittyviä näkökohtia.
Toimistotyö: yleiset määräykset
Aluksi on syytä huomata, että dokumentointituki on erityinen toiminta-alue, joka koostuu paperien suunnittelusta, muodostamisesta, varastoinnista ja käsittelystä. Siitä, miltä asiakirja näyttää ja sen sisältämät tiedot, miten sen kanssa työskentely on toteutettu, riippuu pitkälti jonkin verran tärkeän johtamispäätöksen oikea-aikaisuus ja oikeellisuus. Paperit huomioivat ja heijastavat yritysten, yritysten, yritysten toimintaa. Tässä yhteydessäkirjanpito toimii lain määräyksenä. Tarkastusten yhteydessä tarkistetaan ennen kaikkea ne asiakirjat, jotka tallentavat yrityksen toiminnan.
Lainsäädäntökehys
Ennen asiakirjatyyppien ja niiden luokittelun analysointia on suositeltavaa tutustua lainsäädäntökehykseen. Näin ollen liittov altion laissa, joka säätelee tietoja ja niiden suojaa, asetetaan velvollisuus dokumentoida tiedot ja määritellään joukko perusasetuksia. Nimetty säädöslaki on tarkoitettu myös säätelemään tietotekniikan kehittämisessä ja myöhemmässä käytössä syntyviä suhteita. On huomattava, että pakolliset asiakirjat määrätään muilla laeilla. Erityisesti Venäjän federaation siviililaki määrittää toiminnan oikeudelliset puitteet ja vastaavan toimistotyön menettelyn. Venäjän federaation verolaki vahvistaa vakioveropaperit, jotka ovat myös yksi asiakirjojen luokituksista. Niiden kautta huolehditaan yksityishenkilöiden ja järjestöjen kaupallisen työn kirjanpidosta sekä verojen ja maksujen vähennysten oikea-aikaisuudesta v altion talousarvioon.
Tämän lisäksi nykyinen laki määrittelee paperinäytteet. Siten Venäjän federaation siviililaki sisältää vaatimuksia sopimusten, sopimusten, peruskirjojen ja niin edelleen sisällölle ja koostumukselle. Säännöt määräävät niiden asiakirjojen lomakkeet, jotka lähetetään nykyisillä eri tavoilla.
RF-asiakirjojen luokitus
On syytä huomata, että Venäjän federaation toimistotyön hallintojärjestelmä sisältää monitasoisen luokituksen. On suositeltavaa harkita sitä tarkemmin. Asiakirjojen pääluokitus edellyttää seuraavien komponenttien olemassaoloa:
- Organisaatio- ja hallintopaperit. On suositeltavaa sisällyttää tähän päätökset, pöytäkirjat, ohjeet, peruskirjat, määräykset, määräykset.
- Viite- ja tiedotuspaperit, jotka sisältyvät yleisluonteisten asiakirjojen luokitukseen. Puhumme todistuksista, muistioista, asiakirjoista, sähkeistä, kirjeistä ja niin edelleen.
- Henkilökunnan mukaan. On tärkeää huomata, että tämä asiakirjojen luokitus sisältää lausunnot, työkirjat, ominaisuudet, sopimukset, tilaukset jne.
On tapana erottaa sellaisia asiakirjoja kuin yksittäiset asiakirjat, mallipohjaiset ja vakioasiakirjat. Esitetyt näytteet muodostavat asiakirjojen luokituksen tarkoituksen mukaan.
Muut asiakirjatyypit
On syytä tietää, että asiakirjat voivat olla sisällöltään yksinkertaisia tai monimutkaisia. Kirjanpitoasiakirjojen luokittelu vastaanottopaikalla tarkoittaa ulkoisten ja sisäisten asiakirjojen olemassaoloa. Alkuperän perusteella he erottavat henkilökohtaiset ja viralliset asiakirjat. Säilyvyysajan mukaan arvopaperit on tapana luokitella pysyviksi, sekä yli tai alle 10 vuodeksi. Julkisuusmerkin mukaisesti on otettu käyttöön erityinen sääntelyasiakirjojen luokittelu, mikä tarkoittaa salaisten ja ei-salaisten papereiden olemassaoloa. On lisättävä, että ensimmäinen ryhmä sisältää luottamukselliset ja täydellisetsalaisia asiakirjoja. Tallennusmenetelmän mukaan on tapana erottaa toisistaan ääni-, käsinkirjoitetut, elektroniset, graafiset, valokuva- ja filmimateriaalit ja niin edelleen. Viimeistä ryhmittelyä kutsutaan myös asiakirjojen luokitteluksi ominaisuuksien mukaan.
Kiireelliset ja ei-kiireelliset asiakirjat
Arvopaperit voidaan luokitella kiireellisiksi ja ei-kiireellisiksi. Vaiheiden mukaan on tapana erottaa luonnokset, otteet, alkuperäiset (eli alkuperäiset) sekä kopiot. V altiolliset asiakirjat sisältyvät erilliseen luokkaan. V altuutetut rakenteet antavat voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti ohjeita, käskyjä, ohjeita, määräyksiä, päätöksiä, asetuksia ja päätöksiä.
Ensisijainen dokumentaatio
On suositeltavaa tarkastella melko laajaa perusasiakirjojen luokkaa erikseen. Tämä sisältää tutkimuksessa, kehittämisessä, havainnoissa ja muussa yhteiskunnallisessa toiminnassa saatuja taustatietoja sisältäviä papereita. On huomattava, että kirjanpidon ensisijainen dokumentaatio muodostuu taloudellisesti merkittävien toimintojen toteuttamisen yhteydessä. Se toimii todisteena tai todisteena tietyistä jo toteutuneista tosiseikoista. Lähdepaperien ryhmään kuuluvat esimerkiksi todistukset, asiakirjat, laskut, warrantit ja niin edelleen. Useimmille niistä hyväksytään erityiset yhtenäiset lomakkeet. Esimerkiksi kaupan toiminnan, käyttöomaisuuden, kassaselvityksen ja työvoiman kirjanpitoon on tähän mennessä laadittu erityisiä asiakirjamuotoja.
Asiakirjan tiedot
Jos tietylle paperille ei ole yhtenäistä lomaketta, yritykseen muodostetaan sisäinen lomake. Joka tapauksessa tiettyjen yksityiskohtien on oltava siellä:
- Dokumentin nimi.
- Kokoonpanopäivämäärä.
- Organisaation nimi.
- Taloudellisesti tärkeän toiminnan ydin.
- Mittauslaitteet.
- Luettelo vastuullisina toimivista työntekijöistä.
- V altuutettujen työntekijöiden henkilökohtaiset allekirjoitukset.
Sisäinen toimistotyö
Rakenteen johdon ohjeiden mukaisesti ja itsenäisten osastojen päälliköiden aloitteesta erilaisten säännösten kehittäminen on merkityksellistä. Tämä asiakirjaryhmä sisältää vakio- ja yksittäisasiakirjat. On huomattava, että jälkimmäisen sisältö liittyy ensisijaisesti johtoyksiköihin, osastoihin, työpajoihin, jotka ovat osa yrityksen organisaatiorakennetta. Tyypillinen dokumentaatio koskee pääsääntöisesti päätuotannon konepajoja.
Sinun tulee tietää, että määräysluonnoksen muodostaa urakoitsija, minkä jälkeen siitä sovitaan yrityksen lakiasiainosaston kanssa. Jos vastalauseita tai huomautuksia ilmenee, ne ilmoitetaan erilliselle paperille tai nykyisen paperin toiseen kappaleeseen. Keskeinen hallinnollinen teko yrityksessä on johtajan määräys. Tämän asiakirjan avulla voidaan laatia rakenteen toiminnan menettelytapa, päätökset ja ohjeet, erilaiset tapahtumat, työn tulokset tai tarkastusten tulokset.
Raportti, selitys ja palveluhuomautus
Muistio on asiakirja, jossa todetaan tietty tosiasia tai kysymys, päätelmä tai ehdotus. On hyvä tietää, että se voidaan lähettää organisaation johdolle tai korkeammalle rakenteelle. Muistio tulee ymmärtää eräänlaisena kirjeenä, yhtenä yrityksen sisäisen kirjeenvaihdon muodoista. Pääsääntöisesti se lähetetään rakenteellisista yksiköistä ehdottomasti mille tahansa yrityksen vastaanottajalle. Poikkeuksena tässä on suora ohjaus. On syytä muistaa, että muistion voi lähettää myös tietty yrityksen virkamies. Nimetty asiakirja voidaan määritellä informatiiviseksi, ennakoivaksi tai raportoivaksi.
Selvitys on katsottava paperiksi, joka toimii selityksenä pääsäädöksen tiettyjen säännösten (ohjelma, selvitys, suunnitelma) sisällölle. Lisäksi hän osaa selittää syyt johdon antamien ohjeiden noudattamatta jättämiseen tai kurin rikkomiseen.
Ohjeet
Ohjeet on tällä hetkellä luokiteltu kahteen ryhmään. Ensimmäiseen luokkaan kuuluvat asiakirjat säätelevät menettelyä tietyn prosessin suorittamiseksi yrityksessä, johon osallistuvat virkamiehet, osastot ja niin edelleen. On huomattava, että työnkuvat (toinen ryhmä) määrittelevät tiettyjen työntekijöiden oikeudet, velvollisuudet, vastuut ja toimivuuden. Nämä paperit voivat toimia selityksenä menettelystä, jonka mukaan määräysten ja lakien (asetukset, määräykset jne.) ohjeita tulee noudattaa. On lisättävä, että työnkuvatvoi olla määräaikainen tai pysyvä. Perpetuaaliset arvopaperit kuitenkin tarkistetaan joka tapauksessa 3-5 vuoden välein.
Johtopäätös
Olemme siis pohtineet käsitettä, arvopaperien pääluokituksia ja muita aiheeseen liittyviä näkökohtia. Lopuksi on huomattava, että nykyään toimistotyö Venäjän federaation alueella on melko kehittynyt luokka. Ihmisen nykyisessä elämänvaiheessa tähän toimintaan kuuluu tarvittavien asiakirjojen asiantuntevan ja oikea-aikaisen muodostamisen varmistaminen sekä toimien kanssa tehtävän työn järjestäminen (eli vastaanottaminen, lähettäminen, käsittely, valmistelu, valvonta, varastointi, rekisteröinti, systematisointi, valmistelu arkistointi ja tuhoaminen). Toimistotekniikan säätelyä toteutetaan useiden osa-alueiden mukaisesti. Mukaan kannattaa sisällyttää standardointi, lainsäädännöllinen sääntely sekä v altakunnallisesti merkittävien oikeudellisten ja sääntely- ja metodologisten toimien muodostaminen.
Organisointi ja sitä seuraava kirjanpito edellyttävät tavalla tai toisella erityistaitojen ja ammatillisten tietojen pakollista läsnäoloa. Joten tämän työn toteuttamiseksi yrityksissä luodaan asianmukaiset osastot tai palvelut. On syytä huomata, että pienissä yrityksissä sihteerit tekevät toimistotyötä ja päällikön v altuuttamat työntekijät ovat vastuussa yrityksen asiakirjojen tilasta. Joka tapauksessa jokaisella asiakirjaryhmällä on oltava oma paikkansa. Yleensä niitä säilytetään erityisissä tulenkestävissä kaapeissa. JaLopuksi työntekijät voivat joutua kurinpitotoimiin virheellisen kirjanpidon vuoksi. Tämä tulee muistaa, kun tietoa sovelletaan käytännössä.
