Sisäinen tarkastus - mitä se on?

2024 Kirjoittaja: Angel Austin | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 05:25

Sisäisen valvonnan ja tarkastuksen tulisi olla etusijalla kaikissa yrityksissä, joilla on rajalliset resurssit ja jotka eivät halua mennä konkurssiin. Venäjän laajuudessa tämä näkökohta ei menetä merkitystään niin lainsäädännöllisesti kuin institutionaalisesti ja ammatillisesti. Mikä on sisäisen tarkastuksen organisaatio?

Terminologian käsittely

Kiinnitetään huomiota peruskäsitteisiin ja ensin analysoidaan mitä sisäinen tarkastus on. Tätä lausetta käytetään tarkoittamaan organisaation sisäisillä asiakirjoilla säänneltyjä toimia, joilla valvotaan rakenteen ja johtamisyksiköiden työn eri näkökohtia ja jonka suorittavat v altuutetun elimen edustajat vahvistetuissa puitteissa.

Tiedon loppukäyttäjä voi olla hallitus, yhtiökokous tai yrityksen jäsen, toimeenpaneva elin ja niin edelleen.

Tavoitteena on auttaa johdon yhteyttä hallitsemaan tehokkaasti järjestelmän eri osia. Päätehtävä -tarjota luotettavaa tietoa erilaisista kiinnostavista asioista. Sisäiset tarkastajat suorittavat yleisiä tehtäviä:

1. Arvioi ohjausjärjestelmän (-järjestelmien) riittävyys. Tämä tarkoittaa linkkien tarkistamista, perusteltujen ja järkevien ehdotusten tekemistä havaittujen puutteiden poistamiseksi sekä suositusten laatimista hallinnon tehokkuuden lisäämiseksi.
2. Suorituksen arviointi. Se edellyttää asiantuntija-arvioiden esittämistä organisaatioiden toiminnan eri näkökohdista sekä perusteltujen ehdotusten antamista niiden parantamiseksi.

Lajien monimuotoisuus

Mikä voi olla sisäinen tarkastusjärjestelmä? Korosta:

1. Hallintojärjestelmän (johtamisjärjestelmien) toiminnallinen auditointi. Se suoritetaan minkä tahansa taloudellisen toiminnan osan tuottavuuden ja tehokkuuden arvioimiseksi.
2. Monitoiminen tarkastus. Arvioi eri tehtävien suorittamisen laatua sekä yhteyksiä ja vuorovaikutusta maassa.
3. Johtamisjärjestelmän (johtamisjärjestelmien) organisatorinen ja teknologinen auditointi. Se näkyy eri linkkien hallinnassa. Kaikki johtamiseen liittyvä kiinnostaa. Erityistä huomiota kiinnitetään teknologiseen ja/tai organisatoriseen rationaalisuuteen.
4. Toiminnan tarkastus. Se sisältää objektiivisen selvityksen ja kattavan analyysin kaikista työalueista ja käynnissä olevista projekteista, jotta voidaan tunnistaa parannusmahdollisuudet. Sitä paitsi,organisaation ulkoiseen ympäristöön yhdistävien elementtien todentaminen voidaan käynnistää. Esimerkkejä ovat ammattiyhteydet, kuva ja vastaavat. Tässä tarkastajien edessä on kysymys organisaation työn vahvuuksien ja heikkouksien löytämisestä sekä sen aseman vakauden arvioinnista korkeamman tason järjestelmissä sekä kehitys- ja kasvunäkymiä.
5. Jos auditointi suoritetaan samanaikaisesti neljässä edellisessä kohdassa, se määritellään organisaation johtamisjärjestelmän kokonaistarkastukseksi.
6. Säännösten noudattamisen tarkistaminen. Tällöin selvitetään, noudatetaanko lakeja, määräyksiä ja organisaatiorakenteen johtoelinten ohjeita.
7. Sopivuuden tarkistaminen. Se tarkoittaa virkamiesten toiminnan valvontaa heidän päätöstensä järkeisyyden, kohtuullisuuden, tarkoituksenmukaisuuden, hyödyllisyyden ja pätevyyden suhteen.

Järjestelmän rakentamisen teoreettinen puoli

Olemme siis tarkastelleet teoreettisia kohtia. Mutta miten sisäisen tarkastuksen palvelu muodostuu? Aluksi hallinto kehittää yrityksen politiikkaa ja toimeenpanomenettelyjä. Mutta henkilökunta ei aina ymmärrä niitä, he usein jättävät ne huomiotta, ja esimiehillä ei toisinaan ole tarpeeksi aikaa tarkistaa ja havaita puutteet ajoissa. Tätä tarkoitusta varten ollaan luomassa sisäisen tarkastuksen palvelua. Heidän tehtävänsä on auttaa esimiehiä valvonta-asioissa, suojata virka-aseman väärinkäyttöä ja virheitä vastaan, tunnistaa riskialueet ja työskentely.tulevien puutteiden tai puutteiden poistamiseksi. Lisäksi ne voivat auttaa tunnistamaan ja poistamaan johtamisjärjestelmien heikkouksia. Kaikesta tästä tulee keskustella korkeimpien viranomaisten kanssa, joita varten tietoja kerätään.

Järjestelmän rakentamisen vaiheet

Oletetaan, että meidän on varmistettava laadukas ja täydellinen sisäinen tarkastus yrityksessä. Tätä varten sinun tulee järjestää monivaiheinen prosessi, joka sisältää seuraavat vaiheet:

1. Kriittinen analyysi, jota seuraa aiemmin määriteltyjen organisaation toiminnan taloudellisten tavoitteiden vertailu, rakenteen strategia ja taktiikka, omaksuttu toimintatapa, mahdollisuudet.
2. Kehitetään ja dokumentoidaan parannettu liiketoimintakonsepti, joka heijastaa kaikkia tarpeita ja tarpeita. Siinä olisi myös säädettävä toimenpiteistä, jotka mahdollistavat sen menestyksellisen täytäntöönpanon ja kehittämisen tulevaisuudessa. Lisäksi on tarpeen kiinnittää huomiota tärkeimpiin kohtiin. Niitä varten voidaan laatia erilliset varaukset, jotka koskevat henkilöstö-, kirjanpito-, hankinta-, markkinointi-, innovaatio-, tuotanto- ja teknologia-, talous- ja investointipolitiikkaa. Niiden tulee perustua kunkin elementin syvälliseen analyysiin ja valita organisaatiolle sopivimmat vaihtoehdot.
3. Nykyisen rakenteen tehokkuuden analyysi myöhempien säätöjen kanssa. Kehitteillä on organisaatiorakenteeseen vaikuttava säännös, jossa on tarpeen kuvata kaikki organisaation linkit, joista käy ilmi hallinnolliset, toiminnalliset ja metodologisetalisteisuus, toiminta-alueet, suoritetut toiminnot, ihmissuhteiden säännöt. Myös työnkulkumalli luodaan.
4. Sisäisen tarkastuksen yksikön perustaminen.
5. Vakiomenettelyjen kehittäminen. Sisältää muodollisten ohjeiden luomisen tiettyjen talous- ja rahoitustapahtumien valvontaa varten. Niitä tarvitaan arvioitaessa tiedon laatutasoa (luotettavuutta), tehokasta resurssienhallintaa ja asiantuntijoiden välisten suhteiden virtaviivaistamista.

Miksi sisäinen valvonta ja tarkastus ovat tarpeen?

Tällaisen päätöksen tarkoituksenmukaisuus voidaan ilmaista seuraavilla teesillä:

1. Antaa toimeenpanevalle elimelle varmistaa tehokkaan valvonnan organisaation yksittäisten osastojen suhteen.
2. Tarkastajien tekemät kohdennettujen tarkastusten ja analyysien avulla voidaan tunnistaa tuotantovarannot ja luoda pohja tehokkuuden lisäämiselle sekä lupaavimmille kehittämisalueille.
3. Erityishenkilöt, joiden harteilla valvonnan harjoittaminen usein hoitaa kirjanpitoon sekä rahoitus- ja talouspalveluihin liittyviä neuvontatehtäviä, sekä pääorganisaation, sen sivukonttoreiden ja tytäryhtiöiden virkamiehet.

Tällaisissa tapauksissa käytetään yleensä yhtä yleistä järjestelmää maksimaalisen kattavuuden ja tehokkuuden varmistamiseksi. Se näyttää suunnilleen tältä:

1. Sisäisen tarkastuksen osaston käsiteltävät kysymykset on yksilöity ja määritelty selkeästi. Heille luodaan vastaava tavoitejärjestelmäyrityksen politiikka.
2. Tavoitteiden saavuttamiseksi tarvittavat päätoiminnot määritellään.
3. Samantyyppisten indikaattoreiden yhdistäminen ryhmiin ja niiden pohj alta niiden käsittelyyn, toteutukseen ja saavuttamiseen erikoistuneiden rakenneyksiköiden luominen.
4. Kehitellään suhdejärjestelmää, jossa määritellään velvollisuudet, oikeudet ja vastuut. Tämä on laadittava jokaiselle rakenneyksikölle dokumentoimalla tulos määräyksiin ja toimenkuvauksiin.
5. Järjestelmän kaikkien elementtien yhdistäminen yhdeksi kokonaisuudeksi. Organisaation aseman määrittäminen.
6. Sisäisen tarkastuksen osaston integrointi muihin yrityksen johtamisrakenteen osiin.
7. Sisäisten työstandardien kehittäminen.

Sen jälkeen voidaan puhua sisäisen tarkastuksen suorittamisesta.

Periaatteista ja vaatimuksista

Mitä on tehtävä tehokkaan järjestelmän saamiseksi? Tätä varten on varmistettava seuraavien kohtien noudattaminen:

1. Vastuullisuuden periaate. Siinä todetaan, että sisäisen tarkastuksen yhteydessä tarkastuksen suorittavan henkilön (henkilöryhmän) tulee olla kurinpidollinen, hallinnollinen ja taloudellinen vastuu tehtäviensä virheellisestä suorittamisesta.
2. Tasapainon periaate. Liittyy erottamattomasti edelliseen. Siinä todetaan, että tilintarkastajalle ei voida antaa valvontatehtäviä ilman, että heille tarjotaan keinoja niiden suorittamiseen. Mitään ylimääräistä ei myöskään saa antaa, mitä ei käytetä työtoiminnassa.
3. Poikkeamien oikea-aikaisen raportoinnin periaate. Hän sanoo, että sisäisen tarkastuksen aikana paljastuneet lisätiedot tulee siirtää mahdollisimman pian johdon linkkiin. Jos tämä vaatimus ei täyty ja ei-toivotut poikkeamat pahenevat, hallinnan merkitys menetetään.
4. Hallittujen ja hallintajärjestelmien välisen vastaavuuden periaate. Siinä todetaan, että valvontajärjestelmän tulee olla riittävän joustava, jotta se mahdollistaa tehokkaan ja riittävän tietojen todentamisen.
5. Monimutkaisuuden periaate. Siinä sanotaan, että täysimittaisen sisäisen valvonnan ja auditoinnin tulee kattaa erityyppiset kohteet.
6. Työtehtävien erottamisen periaate. Siinä määrätään tehtävien jaosta asiantuntijoiden kesken siten, että ne minimoivat vallan väärinkäyttöä eivätkä anna yksilöiden salata ongelmallisia tosiasioita.
7. Hyväksynnän ja luvan periaate. Siinä säädetään, että olisi varmistettava kaikkien meneillään olevien rahoitus- ja taloustoimien virallinen koordinointi toimiv altaisten virkamiesten toimesta.

Menestyksen perusvaatimukset

Olemme käsittäneet sisäisen tarkastuksen jo melko hyvin. Tehokkuustason nostamiseen tarvittavat ominaisuudet ovat:

1. Rikkomusvaatimus. Tarjoaa tarpeen luoda erityisiä olosuhteita, jotka asettavat organisaation tai sen työntekijän (heidän ryhmänsä) epäedulliseen asemaan ja edistävät poikkeamien poistamista.
2. Vältä liiallista keskittymistä ensisijaisesti yhteen henkilöön, mikä voi johtaa vääriin ilmoituksiin ja/tai väärinkäyttöön.
3. Edellyttää hallinnon etua. Valvonta- ja hallintovirkamiesten reilu ja keskinäinen yhteistyö on varmistettava.
4. Sisäisen valvonnan metodologian soveltuvuutta (hyväksyttävää) koskeva vaatimus. Säädetään, että päämäärien ja tavoitteiden tulee olla järkeviä ja tarkoituksenmukaisia, samoin kuin suoritettavien toimintojen jakautuminen.
5. Jatkuvan parantamisen ja kehittämisen kysyntä. Ajan myötä edistyneimmätkin menetelmät vanhentuvat. Siksi järjestelmän on oltava joustava ja mukautettava uusiin tehtäviin, jopa säätöjen kanssa.
6. Prioriteettivaatimus. Pienten toimintojen hallinnan ei pitäisi häiritä huomiota todella tärkeistä tehtävistä.
7. Tarpeettomien ohjausvaiheiden poissulkeminen. Toiminta on järjestettävä järkevästi, kuluttamatta ylimääräisiä varoja ja työvoimaa.
8. Yksittäisen vastuun vaatimus. Toimenpiteiden ja havaintojen on oltava yhdestä keskuksesta (yksilöstä tai tietystä ryhmästä).
9. Sääntelyn vaatimus. Sisäisen valvontajärjestelmän tehokkuus riippuu suoraan siitä, mitä ja kuinka monta ongelmaa viranomaisdokumentaatiossa ennakoitiin.
10. Mahdollisen toiminnallisen korvaamisen vaatimus. Jos yksi sisäisen valvonnan yksikkö on tilapäisesti vetäytynyt tarkastusprosessista, tämän ei pitäisi vaikuttaa haitallisesti menettelyihin tai keskeyttää toimintaa.

Tehokkuudesta ja vaikuttavuudesta

Kun verrataan ulkoista ja sisäistä auditointia, muodostuu kaksi merkittävää leiriä, joilla kullakin on oma näkemyksensä siitä, mikä on sopivin. He tukevat näkemyksiään melko painavilla perusteilla. Näin ollen hyvä sisäinen tarkastus voi perustua organisaation sisäisten mekanismien tuntemiseen ja tunnistaa monia mahdollisesti vaarallisia tai lupaavia kohtia, kun taas ulkopuolisten asiantuntijoiden osallistuminen mahdollistaa henkilökohtaisen sympatian minimoimisen ja tarkastuksen puolueettomuuden varmistamisen. Yleensä jokainen organisaatio tekee olosuhteista riippuen itsenäisen päätöksen siitä, kenen palveluita käyttää, mutta esimiesten tehtävänä on parantaa työnsä tulosta.

Kuinka parantaa sisäisen valvonnan suorituskykyä?

Me kaikki haluamme enemmän vähemmillä resursseilla. Onko mahdollista harkita sisäisen tarkastuksen prosessia ja lisätä sen tehokkuutta? Melko. Mitä tälle pitää tehdä? Yksinkertaisin vaihtoehto on kehittää eettisiä normeja ja ammatillisia standardeja. Jos ne ovat riittäviä, yksi niiden noudattamisesta mahdollistaa korkean työn laadun saavuttamisen.

Lisäksi ylimmän johdon tulee säännöllisesti tarkastaa sisäinen valvontajärjestelmä. Mitä tarkastajien tulee tehdä? Mikä on heidän ihanteellinen muotokuvansa? Institute of Internal Auditors on toiminut Yhdysvalloissa vuodesta 1941. Venäjän federaatiossa tämä rakenne on vasta muodostumassa, joten käytämme ulkomaisten kollegoiden kokemuksia. Institute of Internal Auditorsjulkaisi useita suositusasiakirjoja, joissa pääpanos on:

1. Itsenäisyys. Heidän tehtäviensä puolueeton suorittaminen ja objektiivisten arvioiden ilmaiseminen tarkoittavat. Samanaikaisesti sinun ei tarvitse luottaa kollegoiden arvosteluihin.
2. Objektiivisuus. Tämä kohta seuraa suoraan edellisestä. Objektiivisuus edellyttää, että työ tehdään taitavasti ja rehellisesti. Raporttia laatiessaan asiantuntijan on erotettava tosiasiat selvästi spekuloinnista.
3. Uskollisuus. Tämä tarkoittaa, että sisäiset tarkastajat eivät saa tietoisesti osallistua sopimattomiin tai laittomiin toimiin, jotka voivat johtaa tulosten huonoon arvoon.
4. Vastuu. Oletetaan, että asiantuntijan on suoritettava työ vain kykyjensä ja ammatillisen pätevyytensä puitteissa. Hän on myös saatava vastuuseen teoistaan.
5. Tietosuoja. Työtehtävien aikana hankittujen tietojen käytössä on oltava varovainen.

Viimeinen esimerkki

Se on artikkelin loppu. Olemme jo tarkastelleet, mitä sisäiset tarkastukset ovat. Esimerkki vahvistaa hankittua tietoa. Oletetaan, että meillä on kaupallinen rakenne. Yhtäkkiä tulot alkavat laskea, vaikka työmäärä ja liikevaihto eivät ole muuttuneet. Syyn selvittämiseksi aloitetaan sisäinen taloustarkastus. Aluksi tutustutaan asiakirjoihin, jotka kuvaavat varojen liikkumista,operaatiot ja vastaavat. Suunnittelun oikeellisuutta ja väärennösten puuttumista tutkitaan. Jos tässä tapauksessa mitään epäilyttävää ei löytynyt, siirtyy sisäinen taloustarkastus todellisen tilanteen ja dokumentaatiossa näkyvän tilanteen yhteensovittamisen vaiheeseen. Esimerkkinä se tarkistaa varastossa, ovatko ilmoitetut materiaalit, aihiot, laitteet todella olemassa. Myös kulutustavaroihin kiinnitetään huomiota. Joten jos yksi auto ajaa 100 kilometriä päivässä ja onnistuu samalla kuluttamaan 50 litraa bensaa, tämän pitäisi olla epäilyttävää. On tarpeen tutkia huolellisesti kaikki mahdolliset puutteet, jätteet ja varkaudet. Sisäisen tarkastuksen päätyttyä asiakirjat on toimitettava viipymättä ylimmälle johdolle, jotta vältetään havaittujen ongelmien paheneminen ja helpotetaan asianmukaisten nopeiden korjaavien toimenpiteiden toteuttamista.