Viestintä on olennaista minkä tahansa organisaation menestykselle. Tämä on eräänlainen minkä tahansa yrityksen "verenkiertojärjestelmä". Menestyneet johtajat, huippujohtajat ja pätevät ammattilaiset ovat menestyneet pitkälti kommunikointitaitojen ansiosta. Kuinka vahvistaa ja samanaikaisesti kehittää ihmisten välistä, ryhmä- ja organisaatioviestintää kuvataan yksityiskohtaisesti artikkelissamme.
Viestintäprosessi - mitä se on?
Viestintä on tiedonvaihtomenettely, jonka pohj alta johtaja hankkii tehokkaan päätöksenteon kann alta tarpeelliset tiedot ja tuo tehdyt päätökset myös yrityksen työntekijöille. Jos viestintä on huono, päätökset voivat osoittautua virheellisiksi. Ihmiset eivät ymmärrä hyvin, mitä viranomaiset heiltä vaativat, ja tämä on täynnä ihmisten välisten suhteiden katkeamista. Viestintäprosessien tehokkuus määräytyy useinpäätösten laatu ja miten ne pannaan täytäntöön tulevaisuudessa.
Tiedolla on erityinen rooli ihmisten välisen ja organisaation viestinnän toteutuksessa. Tämä on kommunikaation tulos, kommunikatiivisen menettelyn ulkoinen ilmentymä. Tiedolla on erityinen paikka ihmisen sanallisessa käyttäytymisessä. Se siirtyy aiheesta toiseen. Samaan aikaan yksilöt, ryhmät tai kokonaiset organisaatiot voivat toimia aiheina täällä.
Viestintä voidaan tehdä välittämällä ideoita, mielipiteitä, taitoja, tosiasioita, havaintoja tai tuntemuksia. Se vaatii halutun vastauksen saamista vastaukseksi. Samalla on otettava huomioon, että organisaation viestintäjärjestelmä ja tieto ovat erilaisia ilmiöitä, vaikka ne ovatkin yhteydessä toisiinsa. Viestintä ei siis ole vain sitä, mitä välitetään, vaan myös kuinka tämä "jotain" välitetään. Tieto on vain olennainen osa viestintäprosessia.
Organisaation viestintäjärjestelmä
Viestintä on prosessi, jossa kaksi tai useampi henkilö vaihtaa tiettyjä tietoja. Organisaation viestinnän päätavoite on saavuttaa ymmärrys vaihdettavasta tiedosta. Loppujen lopuksi itse vaihdon tosiasia ei takaa toteutetun menettelyn onnistumista.
Organisaatioviestintäjärjestelmä koostuu useista aiheista:
- lähettäjä - henkilö, joka luo idean tai valitsee tiedon lähetettäväksi;
- kanava - väline informaatiojoukon lähettämiseen;
- vastaanottaja - tiedon vastaanottaja ja sen tulkitseva henkilö;
- viestit - suorat tiedot koodattuina tiettyjen merkkien sarjaan.
Lähettäjä ja vastaanottaja ovat kaksi pääyksikköä. Viestintäprosessin aikana he käyvät läpi useita toisiinsa liittyviä vaiheita. Heidän tehtävänsä on muodostaa viesti ja välittää se kanavalla siten, että molemmat osapuolet tulkitsevat alkuperäisen idean samalla tavalla. Tämä on melko vaikea tehtävä, koska jokainen seuraava askel voi vääristää idean merkitystä.
Personaalisen ja organisaation välisen viestinnän neljä vaihetta näyttävät tältä:
- idean luominen;
- koodaus ja halutun tiedonsiirtokanavan valinta;
- tietojen välittäminen;
- dekoodaus.
Hieman enemmän jokaisesta vaiheesta.
Viestintäelementit
Usein viestintäprosessi voi kestää vain muutaman sekunnin, ja siksi on melko vaikeaa erottaa siitä tiettyjä vaiheita. Siitä huolimatta sosiologit tunnistivat ja analysoivat neljä viestintäprosessin päävaihetta.
Ensimmäistä vaihetta kutsutaan idean luomiseksi. Organisaatioviestintä on prosessi, joka alkaa tietyn tiedon muotoilulla. Lähettäjä ratkaisee ongelman toimittamalla viestin. Usein tällaiset yritykset epäonnistuvat jo ensimmäisessä vaiheessa, koska lähettäjä ei käytä tarpeeksi aikaa idean miettimiseen.
Monet asiantuntijat korostavat tärkeyttä, jopa hallitsevaensimmäisen vaiheen arvo. "Älä ala puhua ennen kuin alat ajatella", sanoi kerran Jefferson Davis, Yhdysv altain sisällissodan sankari. Aina kannattaa miettiä ajatusta, jonka haluat välittää vastaanottajalle. Sinun on oltava varma tämän idean merkityksellisyydestä ja riittävyydestä sekä erityisestä tilanteesta ja tarkoituksesta.
Toista vaihetta kutsutaan koodaukseksi ja kanavan valinnaksi. Viestinnän organisaatiokulttuuri edellyttää lähettäjän välittämän idean uudelleenmuotoilua tietyiksi symboleiksi. Se voi olla sanoja, eleitä, intonaatioita tai jotain muuta. Koodaus muuttaa idean täydelliseksi viestiksi.
Jotta ajatus välittyy hyvin, lähettäjän on valittava kanava, joka on yhteensopiva koodauksessa käytettävien merkkien kanssa. Tunnetuimpia ovat puhe, kirjoittaminen ja erilaiset sähköiset mediat: videotallenteet, sähköposti, tietokoneet jne. Materiaalin välittäminen ei ole mahdollista, jos kanava ei sovi valittujen hahmojen fyysiseen muotoon. On myös huomattava, että viestintäprosessien tehokkuutta voidaan vähentää, jos kanava ei vastaa ensimmäisessä vaiheessa kehitettyä ideaa.
Kolmas vaihe ihmisten välisen, ryhmä- tai organisaatioviestinnän menettelyssä on tiedon suora välitys. Lähettäjä käyttää kanavaa viestin toimittamiseen - koodattu idea välitetään fyysisesti.
Lopuksi viimeistä vaihetta kutsutaan dekoodaukseksi. Vastaanotin kääntää lähettäjän kirjoittamat vastaanotetut merkit kieleksiomia ajatuksia. Viestinnän loppuun saattaminen liittyy idean muotoiluun prosessin kahden kohteen toimesta.
Viestintätyypit
Organisaatioviestintä on laaja ja erittäin laaja prosessi, joka sisältää monia erilaisia elementtejä. Yleisimmän luokituksen mukaan kommunikaatiomenettely jaetaan sisäiseen ja ulkoiseen. Ulkoinen prosessi on organisaation ja ulkoisen ympäristön välinen vuorovaikutus. Lisäksi ulkoiset tekijät vaikuttavat voimakkaasti organisaation toimintaan.
Yritykset käyttävät erilaisia keinoja kommunikoidakseen ulkoisen ympäristönsä osien kanssa. Nykyiset potentiaaliset kuluttajat saavat tarvittavan tiedon mainonnan tai muiden tavaroiden myynninedistämiskeinojen kautta. Tässä on ensiarvoisen tärkeää tietty imago, joka muodostaa organisaation kuvan.
Toista viestintätyyppiä kutsutaan sisäiseksi. Nämä ovat organisaation sisäisiä yhteyksiä eri tasojen ja osastojen välillä. Ne voivat olla virallisia tai epävirallisia.
Muodolliset viestintälinkit ovat yrityksen organisaatiorakenteen, johtamistasojen ja toiminnallisten yksiköiden välisen suhteen määräämiä ilmiöitä. Epävirallinen viestintä on niin kutsuttu "huhukanava". Huhuja ei aina pidetä virheellisenä tiedona. Tutkimukset osoittavat, että yli 80 prosentilla organisaation huhuista on hyvin todellinen ja hyvin perusteltu tapahtumapohja.
Organisaatioviestintä on laajin epävirallisten kanavien järjestelmä. Tämä voi sisältää seuraavan tyyppisiä tietoja:
- organisaatiorakenteen muuttaminen;
- tulevat tarjoukset ja siirrot;
- yksityiskohdat organisaatiokiistasta;
- tulevat tuotantoleikkaukset;
- epäviralliset kokoukset jne.
Toisen luokituksen mukaan organisaatioviestinnän rakenne muodostuu tasoista. Joten tiedonsiirtoprosessit voidaan toteuttaa vertikaalisesti - eli ne voivat olla laskevia ja nousevia. Tietoprosessien laskeva ryhmä on tiedon siirtäminen ylemmältä tasolta alemmalle - esimerkiksi kun työntekijältä kysytään tehtävistä, prioriteeteista, toivotuista tuloksista jne. Ylöspäin kommunikointi tapahtuu ehdotusten, raporttien muodossa., selittäviä huomautuksia jne.
Tulisi myös korostaa viestintäprosesseja osastojen välillä, työryhmän ja viranomaisten, ammattiliittojen edustajien ja johdon välillä jne.
Viestintäesteiden tyypit
Organisaatioviestintäkulttuurin tehokkuutta voidaan vähentää huomattavasti ns. esteiden – ihmisten välisten esteiden – takia. Järjestelmätasolla ne on jaettu useisiin tyyppeihin.
Ensimmäinen este voi johtua havaintoolosuhteista. Johtajan tai minkä tahansa muun hallintorakenteen edustajan tehtävänä on ymmärtää havainnon olemus, määrittää "todellisuus yksilölle". Tiedetään, että ihmiset eivät reagoi ympäristönsä todellisiin ilmiöihin, vaan niihintapoja havaita nämä ilmiöt. Ymmärtämällä havaintokykyyn vaikuttavat tekijät voidaan voittaa monia esteitä.
Yleisin esimerkki havaintoesteestä on ristiriita vastaanottajan ja lähettäjän toiminta-alueiden välillä. Samat tiedot voidaan tulkita eri tavoin heidän kokemuksensa mukaan. Ihmiset voivat vastaanottaa tietoa valikoivasti ottaen huomioon kiinnostuksen kohteet, näkemykset, vaatimukset ja tunnetilan.
Seuraava organisaation viestintäeste on semanttinen. Semantiikka on tiedettä sanojen käyttämisestä ja merkityksen antamisesta. Usein tietyt sanat johtavat väärinkäsityksiin, koska ne voivat muuttaa merkitystään kontekstista riippuen.
Ei-sanalliset esteet ovat kolmas viestintäesteiden ryhmä. Puhumme kaikista hahmoista paitsi sanoista. Tämä on hymy, jännittyneet kasvot, rypistyneet kulmakarvat, katsekontakti ja paljon muuta. Erityisen tärkeää tässä on intonaatio - kuinka sanat äännetään tarkasti. Yhdelle ja samalle lauseelle voidaan antaa erilainen luonne, erilainen tunnemerkitys.
Tehoton palaute on neljäs ongelmallinen tekijä organisaation viestinnässä. Kaikki tietävät ainakin jonkinlaisen reaktion arvon lähetettyyn viestiin. Muussa tapauksessa jompikumpi osapuolista pitää viestintä epäonnistuneena.
Ongelmanratkaisu organisaation viestintäjärjestelmässä
Tällä hetkellä useita strategioita on kehitettyylittää tehokkaasti viestinnän esteet ja parantaa viestinnän tehokkuutta organisaation työntekijöiden tasolla.
Ensinnäkin yrityksen johdon tulee kiinnittää huomiota työntekijöidensä viestintätaitojen kehittämiseen. Suosituin tapa vuorovaikutuksessa kohteiden välillä on aktiivinen kuuntelu. Tämän tekniikan tarkoitus on kuuntelijan kyky auttaa puhujaa sanomaan tarkalleen, mitä hän alun perin aikoi välittää. Aktiiviseen kuunteluun on olemassa useita periaatteita:
- esitä kysymyksiä, mutta älä keskeytä puhujaa;
- lahjata keskustelukumppanisi luoksesi ystävällisen ja lämpimän ilmapiirin;
- ole kärsivällinen ja vältä konflikteja oppimisvaiheen aikana;
- osoita myötätuntoa ja kiinnostusta keskustelukumppania kohtaan;
- yritä neutraloida häiriötekijät, vältä ulkopuolisia häiriöitä.
Toiseksi pomojen on selvennettävä omia toiveitaan ja ideoitaan ennen niiden välittämistä. On tarpeen säännöllisesti ajatella ja analysoida asioita ja ongelmia, joista on tehtävä välitysobjekteja.
Tehokas organisaatioviestintä voidaan saavuttaa käyttämällä sellaisia tekniikoita kuin palautteen antaminen, "ulkopuolelta katsominen", alttius mahdollisille ongelmille jne.
Ihmisten välinen viestintä
Kaikenlaista organisaatioviestintää pidetään onnistuneena vain, jos sen pääelementit osoittautuvat laadullisesti muodostuneiksi -ihmisten välisen viestinnän ilmiöitä. Kuinka suunnitella oikein kahden tai useamman oppiaineen välinen viestintä? Aluksi on hyvä pitää mielessä muutama periaate:
- sanotun tai lähetetyn tuhon peruuttamattomuus;
- palaute viestintäprosessin välttämättömänä edellytyksenä;
- henkilöiden välisen viestinnän peruuttamattomuus ja väistämättömyys yhteiskunnassa.
On olemassa kolme pääasiallista viestintämuotoa. Tämä on hyvin tunnettu dialogi, monologi ja polylogi. Juuri jälkimmäisellä muodolla on erityinen rooli organisatorisen viestintämuodon rakentamisessa.
Tapoja optimoida viestintäprosesseja
Kiinnitä erityistä huomiota palautteeseen. Se on olennainen osa organisaation viestintää. Tämän komponentin roolia ei voi aliarvioida. Se on vastaus, joka tekee viestintäprosessista laadukkaimman ja tehokkaimman.
Muista, että palautteen tulee olla oikea-aikaista ja selkeästi jäsenneltyä. Sen tulisi sisältää parafraasoitu alkuperäinen viesti ja joukko selventäviä kysymyksiä. Ei ole toivottavaa arvioida alkuperäistä viestiä - sekä negatiivista että positiivista.
Yleisin ja luotettavin tapa saada palautetta on esittää kysymyksiä. Useimmiten niitä tarvitaan vertaamaan saapuvaa viestiä siihen, mitä vastaanottaja alun perin halusi kuulla. Sama pätee lähettäjään: hän voi esittää lisäkysymyksiä vastaanottajalle vertaillakseen lähetettyä aineistoa siihen, mitä alun perin oli tarkoitus muotoilla.
Siitäorganisaatioviestinnän tehokasta hallintaa, on tarpeen yrittää kehittää työntekijöiden teknisiä viestintätaitoja - nimittäin muistioiden kirjoittamista, faksin, sähköpostin jne. käyttöä.
Johtamisjärjestelmät ja viestintäkulttuuri on perustettava selkeästi. Nykyaikaiset organisaatiot voivat käyttää yritystyyppisiä "kuumia linjoja" - kun työntekijät voivat käyttää tiedonvaihtoa milloin tahansa, esittää selventäviä kysymyksiä, ilmaista ajatuksiaan ja arvoarvioita, järjestää yhteisiä piknikkejä, retkiä jne. Kaikki nämä ovat epävirallisia esimerkkejä organisaation viestinnästä.
Joten, on olemassa useita tapoja parantaa organisaation viestinnän tehokkuutta. Samalla yksi kysymys on edelleen ajankohtainen: miksi tiedonvaihto- ja viestintämenettelyt ovat ylipäätään tarpeellisia? Mikä merkitys niillä on ja mitä merkitystä niillä on? Yritetään selvittää asiaa tarkemmin.
Kommunikoinnin merkitys organisaatioprosessissa
Viestintäprosessien kehityksen nykyaika antaa meille mahdollisuuden arvioida tätä ilmiötä yhteiskunnallisen tuotannon tarpeiden määräämänä tuotteena. Perinteiset tekijät, kuten työ, maa ja pääoma, toimivat vain, jos tiedonvaihto- ja viestintämenetelmiä käytetään tehokkaasti.
Viestintä ymmärretään tiedonsiirto- ja vastausjärjestelmäksi. Tämä on tiedon, henkisen omaisuuden, erilaisten tietojen jne. vaihtoa. Johdon viestintätoimintojen erikoistumismenettely on korostettuerityinen ammatillinen palvelu, jonka tarkoituksena on kaikenlaisen organisaatiopääoman tehokas muodostus ja asiantunteva kehittäminen. Tämä tavoite voidaan saavuttaa vain käyttämällä erityisiä tekniikoita, työkaluja, menetelmiä ja mekanismeja tiedon välittämiseen.
On tunnettua, että ilman viestintää ei ole kommunikaatiota, eikä ilman viestintää voi olla kysymys minkään ryhmän olemassaolosta. Kommunikointi on siis ryhmän ja sen elämän kehityksen määräävä edellytys.
Kaikki viestintä voidaan jakaa kahteen ryhmään: muodollinen ja epävirallinen. Ensimmäinen ryhmä sisältää määrätyn tyyppiset elementit, toisin sanoen ne, jotka tapahtuvat ohjausprosessissa. Epävirallisen viestinnän osuus on pienempi. Ne syntyvät spontaanisti ja useimmiten niistä ei keskustella. Samalla jokainen työntekijä on tietoinen olemassaolostaan.
Esimiehen tai muun johtajan tulee hallita viestintävälineet hyvin. Hänen tehtäviinsä kuuluu vastaanotettujen työkalujen oikea käyttö kommunikaatioprosessissa, esteiden ja esteiden ylittäminen.
Viestinnän organisatorinen käyttäytyminen on välittää tietoa esimiehille ja päätöksiä esiintyjille. Ilman viestintäprosesseja on mahdotonta rakentaa organisaatiota, samoin kuin varmistaa ihmisten toiminnan koordinointi.
Tiedonsiirtomenettely auttaa siis kaikessa: sen avulla voit luoda yhteyden tietyn organisaation ja ulkoisen ympäristön välille, järjestääkaikkien johtamistoimintojen vuorovaikutus ja tehtyjen päätösten johdonmukaisuus.
Viestintäverkkotyypit
Kun puhutaan organisaation viestintäjärjestelmästä, on välttämätöntä erottaa viestintäverkon käsite. Kahta linjalla yhdistettyä organisaatioyksikköä kutsutaan kanavaksi. Tiedonsiirtohetkellä kanava voi linkittää kaksi tai useampia organisaatioyksiköitä. Näin tietoverkko muodostuu - melko yleinen ilmiö missä tahansa organisaatiossa.
Verkot ovat auki ja kiinni. Avoimella ei ole esteitä tiedonkululle käytettävissä olevien kanavien kautta. Tämä on esimerkiksi "ketju" - lineaarinen yhteys tiedon siirtoon. "Ketju" on tehokas toistuviin, rutiinitoimintoihin, mutta soveltuu huonosti työskentelemään jatkuvasti muuttuvissa olosuhteissa. Samanlainen järjestelmä on "Pyörä". Kaikki tieto menee ennemmin tai myöhemmin keskeisessä asemassa olevalle työntekijälle.
Suljetut verkot ovat rajallisia tiedon levittämisessä. Niitä käyttävät organisaatiot, jotka pitävät liikesalaisuuksia.
