Artikkelissa selitetään sellaisia käsitteitä kuin saapuva ja lähtevä dokumentaatio, asiakirjavirta ja sen rakenne, asiakirjavirta, sen muoto ja syklisyys, sisäinen ja ulkoinen dokumentaatio. Tarvittavien tietojen korostamistapoja ja sen tallentamista ajankohtaisissa tapauksissa ja arkistoihin toimistotyön aikana annetaan.
Asiakirjakulkujen tyypit
Tänä tiedon aikakautena on mahdotonta kuvitella minkään tuotanto-, kulutus-, sääntely- tai jakelurakenteen toimintaa ilman dokumentaatiota. Dokumentaation käsittely nykypäivän tietopaperi- ja elektroniikkabuumissa on yhä monimutkaisempaa. Tiedon kantajat muuttuvat, sitä käsittelevät ihmiset, tiedon käytön oikeudellinen kenttä muuttuu. Myös asiakirjavirran konsepti ja rakenne voivat muuttua.
Dokumentti asiakirjavirran yksikkönä
Asiakirja on tieto, joka on tallennettu minkä tahansa aineellisen esineen muodossa. Dokumentti voi olla valokuva, video, äänitallenne, puhumattakaanpaperimediat ja tiedostot. Mutta asiakirjasta tulee asiakirja vain, jos sillä on useita välttämättömiä vaatimuksia. Näitä vaatimuksia kutsutaan yksityiskohdiksi, ja ne ovat lain tai määräysten pakollisia ominaisuuksia tietyntyyppisille asiakirjoille. Esimerkiksi organisaatio- ja hallintoasiakirjojen rekisteröintiä varten on GOST R 7.0.97-2016. Yksi tärkeimmistä tiedoista on asiakirjan päivämäärä (joskus jopa aika).
Mikä on asiakirjavirta
Dokumenttivirta on asiakirjojen liikkumista tiedon luomispisteiden, tietojenkäsittelypisteiden, tiedon tallennuspisteiden ja tiedon suorien käyttäjien välillä. Asiakirjavirrat ovat hyvin erilaisia asiakirjojen tyypeissä ja sisällöissä, muodoissa ja syklisyydessä, siirtotavoissa jne.
Organisaatiossa (eli myös yrityksissä) asiakirjavirrat jaetaan suunnan mukaan saapuviin ja lähteviin. Jokainen virtaustyyppi on erotettava toisistaan virheiden ja sekaannusten välttämiseksi asiakirjojen käsittelyssä.
Saapuva asiakirjavirta koostuu asiakirjoista, jotka tulevat organisaatioon postitse, sähköpostitse, tarkoituksella (kuriirien toimesta). Asiakirjat sisäänkäynnillä on lajiteltava, tarpeettomat - viedä roskakoriin. Tarvittavat tai mahdollisesti tarpeelliset asiakirjat tulee kirjata päiväkirjoihin (paperilla tai sähköisesti), josta käy ilmi vastaanottopäivä, asiakirjan nimi ja tiedot (asiakirjan päivämäärä, lähettäjän nimi jne.), organisaatioyksikkö, jolle asiakirja lähetettiin.
Lähtevä asiakirjavirta koostuu asiakirjoista, jotka on luotu jaorganisaation myöntämä tai käsittelemä. Kaikille lähteville asiakirjoille on annettava sarjanumero, ne tarkistetaan tarvittavien tietojen ja niiden oikeellisuuden var alta, ne on kirjattava päiväkirjoihin, joissa on päivämäärä (yleensä tämä on asiakirjan allekirjoituspäivä), lähtevän numeron ja asiakirjan laatineen osaston koodi.
Jos asiakirjavirtaa ei voida käsitellä välittömästi (sen jyrkkä kasvu), on tarpeen lisätä asiakirjoja käsittelevien työntekijöiden määrää, jotta vältytään virheiltä ja viiveiltä, jotka ovat usein erittäin kalliita organisaatiolle.
Asiakirjavirtojen tyypit voivat olla hyvin erilaisia, kaikki riippuu organisaation toiminnan tyypistä ja sen työmenetelmistä.
Suureille organisaatioille ja yrityksille oikein jäsennelty asiakirjavirta on yhtä tärkeä kuin materiaalien tai tuotteiden kulku. Suuria asiakirjavirtoja varten kehitetään ja sovelletaan jopa dokumentaarisia teknisiä prosesseja.
Ulkoisten ja sisäisten asiakirjavirtojen käsite
Organisaatiossa saapuvien ja lähtevien tietojen lisäksi sisäiset, ts. vain organisaation sisällä luotuja ja käytettyjä tietoja. Nämä tiedot voivat olla tietyssä määrin salassa, eivätkä ne ole julkisesti saatavilla edes samalla osastolla. Kirjeenvaihtoa saman organisaation osastojen välillä ei yleensä hyväksytä. Asiakirjaviestintään käytetään osastopäälliköiden allekirjoittamia ns. palvelumuistioita (raportit, selitykset, todistukset). Muistioiden lisäksi sisäänorganisaatiot käyttävät tilauksia, ohjeita, todistuksia, teknisiä asiakirjoja ja muuta dokumentaatiota.
Sisäistä asiakirjavirtaa on näistä syistä säänneltävä selkeästi, jotta salainen tieto ei pääse julkisille paikoille edes otteiden tai osien muodossa. Siksi sisäpiiritiedon ei ole tarkoitus mennä organisaation ja joskus yhden yksikön rajojen ulkopuolelle. Tässä tapauksessa tällaiset tiedot siirretään osastolta osastolle vain osaston johtajan luvalla ja kirjataan välttämättä lähetyksen aikana (jopa organisaation arkistoon) erityisiin päiväkirjoihin, joissa ilmoitetaan vastaanottaja ja vahvistetaan hänen v altuutensa vastaanottaa (lupa työskennellä asiakirjojen kanssa).
Asiakirjan kulkuparametrit
Asiakirjakulku on monimutkainen järjestelmä, jolle on tunnusomaista seuraavat parametrit:
- sisältö (tai mitä toimintoja se suorittaa);
- rakenne;
- tila ja syklisyys;
- suunta;
- äänenvoimakkuus;
- muut.
Sisältö tai toiminnallisuus
Tämä asiakirjakulun parametri on luettelo organisaation käyttämistä asiakirjoista ja näiden asiakirjojen sisältämien tietojen koostumuksesta. Tämä arvo on vakio pienelle määrälle organisaatioita, joiden toiminta on hyvin spesifistä ja jatkuvaa ajan mittaan (yleensä nämä ovat tuomioistuimia, arkistoja, rekistereitä ja muita ei-tuotantoorganisaatioita). Useimmille organisaatioille, erityisesti tuotantolaitoksille, asiakirjavirta on ei-vakioarvo, joka muuttuuriippuen erilaisista muutoksista: toiminnan tyyppi, yhteistyökumppanit, teknologiat, materiaalit, lainsäädäntö ja muut muuttuvan tuotannon ja väliaikaisten muutosten vaatimukset.
Asiakirjan kulkurakenne
Työnkulun käsite ja rakenne voidaan kuvata ominaisuuksilla, joilla asiakirjojen luokittelu ja indeksointi annetaan, koko orientaatiojärjestelmä muodostuu organisaation asiakirjojen referenssilaitteistossa. Tyypillisesti tällainen rakenne vastaa asiakirjavirran tyyppiä ja tarkoitusta.
Tila ja syklit
Nämä parametrit määrittävät ajan myötä saapuvan tiedon kuormituksen muutokset. Tämä on esimerkiksi jyrkkä työmäärän lisääntyminen oppilaitoksen hakijoiden henkilötiedostojen kanssa pääsykampanjan aikana tai opiskelijoiden asiakirjojen kanssa istuntojen ja valmistumisen aikana.
Tällaiset muutokset liittyvät organisaation sisäisiin rytmeihin ja ovat yleensä melko ennakoitavissa ja suunniteltuja.
Muutoksia asiakirjan kulkusuunnassa
Nämä muutokset liittyvät tietojenkäsittely-yksikön työn sisältöön. Näitä ovat erot asiakirjojen rekisteröintitavoissa, asiakirjojen täytäntöönpanon määräaikojen valvonnassa, niihin tutustumisessa ja erityisesti eri asiakirjojen hyväksymisessä ja yhteensovittamisessa. Asiakirjavirtojen suunnan muutoksiin vaikuttavat myös sisäiset muutokset organisaatioiden rakenteessa ja suunnassa.
Asiakirjan kulkumäärä
Asiakirjavirran määrä on määräasiakirjat (sekä alkuperäiset että kopiot), jotka voidaan ilmaista sekä itse asiakirjojen lukumäärällä että arkkien, merkkien, esittäjien ja henkilöiden lukumäärällä, joiden kanssa asiakirja on sovittu. Esimerkiksi niiden kumppaniorganisaatioiden lukumäärä, joiden kanssa sinun on tehtävä sopimus tai joiden kanssa sinun on allekirjoitettava se.
Organisaation työnkulku sisältää asiakirjojen kokonaismäärän kaikissa virroissa.
Työskentely dokumenttivirtojen kanssa organisaatiossa
Tämän työn parantamiseksi on tutkittava koko paperityöprosessi, laadittava selkeät suositukset, jotka tekevät prosessista teknisesti pätevän: poista päällekkäisyydet asiakirjoja käsiteltäessä, sulje pois asiakirjojen hyväksyntä osastoilta, jotka eivät liity siihen. Mitä suurempi asiakirjavirta, sitä kuormittuneempi organisaation hallintokoneisto tai ainakin suurin osa siitä.
Yksi tärkeimmistä asiakirjoihin liittyvän henkilöstön työn parantamisen kohdista on heidän ammatillisen koulutuksensa taso dokumenttivirran kaikissa vaiheissa, henkilöstön optimaalinen työmäärä, asiakirjatyön selkeä sääntely jokaisessa osastossa.
Sääntely ja standardointi suurilla asiakirjavirroilla mahdollistavat koneellistamisen ja toimistoautomaation käytön, vähentävät asiakirjojen parissa työskentelevien työntekijöiden määrää optimaaliseen määrään.
Valitettavasti tieto asiakirjavirtojen määrästä on yleensä aliarvioitu epätäydellisten kirjanpitomenetelmien vuoksi.
Perusasiakirjavirran nykyaikaisuusvaatimukset
- Säännöllisyys. Mikä tahansa ruuhka tai epäonnistuminen tiedonkulussa ihmisen toiminnassa johtaa koko järjestelmän häiriöihin. Asiakirjojen määrän lisääminen on harkittava ja suunniteltava etukäteen.
- Hallittavuus. Tiedonkulkua voidaan ja pitää hallita. Toimistojärjestelmän tulee olla paitsi vakaa, myös joustava toiminnassaan; henkilöstön tulee olla yleisesti koulutettuja kaikissa toimistotoiminnoissa.
- Työnkulun tehokkuuden parantaminen jatkuvasti työn rationalisoinnin, mekanisoinnin ja automatisoinnin avulla.
- Säännöllinen asiakirjojen liikkumista koskevien reittiteknisten karttojen laatiminen ja päivitys, joissa on merkinnät määräajoista, esiintyjistä jne.
- Asiakirjojen standardointi, niiden käsittelytavat, asianmukainen arkistointi, säilytyspaikkojen nimeäminen kullekin asiakirjalle nopeuttavat asiakirjojen hakua ja työskentelyä niiden kanssa.
